El doble opt-in explicado de forma sencilla: para que tu newsletter pise sobre seguro

Qué significa doble opt-in

«Opt-in» viene a significar «decidir activamente que sí». En el opt-in simple, alguien introduce su dirección y entra directamente en la lista. En el doble opt-in se añade un segundo paso: la dirección introducida recibe un correo con un enlace de confirmación. Solo quien hace clic en él queda suscrito.

La idea es sencilla. En un formulario cualquiera puede escribir cualquier dirección: por error, con una errata, o a propósito, la de otra persona. El clic en el correo de confirmación demuestra que la persona tiene acceso a ese buzón y que de verdad quiere suscribirse.

Por qué es importante para la publicidad por correo electrónico

Según el § 7, apdo. 2, n.º 2 de la Ley alemana contra la Competencia Desleal (UWG), la publicidad por correo electrónico sin consentimiento expreso previo constituye una molestia inaceptable. Una newsletter con ofertas es publicidad. Por tanto, necesitas un consentimiento antes de enviarla.

El Reglamento General de Protección de Datos lo completa: según el art. 7, apdo. 1, RGPD, el responsable del tratamiento debe poder demostrar que la persona ha dado su consentimiento. La carga de la prueba recae, por tanto, en ti como remitente, no en la persona que recibe tu correo. El doble opt-in no está prescrito expresamente en ninguna ley, pero es la vía más extendida para aportar esa prueba.

El § 7, apdo. 3, UWG regula una excepción: si has obtenido la dirección de correo de tu clienta al venderle un producto o servicio, puedes, en condiciones estrictas, enviarle publicidad de productos propios similares, siempre que no se haya opuesto y que, al recoger la dirección y en cada correo, se le informe claramente de su derecho de oposición. Para una newsletter general dirigida a nuevos interesados, esta excepción no se aplica.

Qué ha dicho el Tribunal Supremo Federal alemán

El Tribunal Supremo Federal alemán (BGH) se ocupó del procedimiento en su sentencia de 10 de febrero de 2011 (ref. I ZR 164/09, «Double-opt-in-Verfahren»). Resolvió que una dirección de correo confirmada no acredita el consentimiento para llamadas publicitarias: para la publicidad telefónica, por tanto, el procedimiento no basta. En cambio, para la publicidad por correo electrónico el tribunal consideró el doble opt-in un procedimiento adecuado. Lo importante sigue siendo que el anunciante documente el consentimiento por completo.

Una segunda sentencia se refiere al contenido de los correos automáticos: el 15 de diciembre de 2015 (ref. VI ZR 134/15), el Tribunal Supremo Federal alemán resolvió que la publicidad en un acuse de recibo automático puede ser ilícita si el destinatario se ha opuesto expresamente a recibir publicidad. En la práctica significa: en el doble opt-in, mantén el correo de confirmación objetivo y sin publicidad.

Así funciona un doble opt-in bien hecho

Del formulario a la primera newsletter hay cinco pasos:

1. Formulario de suscripción: la persona introduce su dirección de correo. La casilla del consentimiento no viene marcada de antemano, y el texto indica el remitente, el contenido y la frecuencia aproximada, y remite a la revocación y a la política de privacidad.
2. Correo de confirmación: al instante sale un correo objetivo a esa dirección, con un enlace «Confirmar suscripción» y sin publicidad.
3. Clic: la suscripción solo es efectiva con el clic en el enlace. Las direcciones sin confirmar no reciben ninguna newsletter.
4. Guardar: registras la fecha y hora de la suscripción, la fecha y hora de la confirmación, el texto exacto del consentimiento y el origen (por ejemplo, qué formulario).
5. Newsletter: cada envío incluye un enlace de baja con el que darse de baja es igual de fácil que suscribirse.

Qué debe incluir la prueba

El Comisionado Federal alemán de Protección de Datos y Libertad de Información (BfDI) señala que el consentimiento debe documentarse por completo. En la práctica, esta lista ha dado buen resultado:

• Dirección de correo y fecha y hora de la suscripción
• Texto literal del consentimiento que vio la persona (con versión o fecha)
• Dónde se produjo la suscripción, por ejemplo en qué página o qué formulario
• Fecha y hora del envío del correo de confirmación
• Fecha y hora del clic de confirmación
• Revocación posterior: cuándo y por qué vía

Ejemplo: así puede ser el correo de confirmación

El correo de confirmación es breve, amable y solo contiene lo que tiene que ver con la suscripción. Un ejemplo para una panadería:

Asunto: «Confirma tu suscripción a la newsletter de Panadería Müller». Texto: «Hola: acabas de suscribirte a nuestra newsletter, más o menos una vez al mes, con nuevas tartas, promociones y fechas. Confirma tu suscripción con un clic en el botón. Si no te has suscrito tú, simplemente ignora este correo: no recibirás nada de nuestra parte.» Debajo, el botón «Confirmar suscripción», el aviso legal y un enlace a la política de privacidad.

Los tropiezos típicos son una casilla ya marcada en el formulario, un vale o una oferta directamente en el correo de confirmación y un consentimiento para la newsletter ligado a otra cosa, como un sorteo o una descarga. Mantén estas cosas bien separadas.

Darse de baja fácilmente: igual de importante que suscribirse

Según el art. 7, apdo. 3, RGPD, un consentimiento puede revocarse en cualquier momento, y revocarlo debe ser tan fácil como darlo. El BfDI subraya, en relación con las newsletters, que darse de baja no puede ser más complicado que suscribirse. Un clic en un enlace de baja en cada correo es la mejor forma de cumplirlo: sin iniciar sesión, sin dar explicaciones, sin rodeos.

Una última nota: esta guía explica lo básico y no sustituye al asesoramiento jurídico. Si no tienes claro cómo se aplica a tu negocio, consulta a un abogado o a tu cámara profesional.